Bien préparer ses plannings jour J en 4 étapes

Etant en plein dans la finalisation des plannings de la saison 2022, je me suis dit peut être ces petits conseils pouvaient t'aider à optimiser ta manière de travailler et surtout à faire un sans faute le jour J, vis à vis de tes clients mais aussi de tes prestataires !


La coordination jour J requiert énormément de précisions, de préparation et d’anticipations. C’est la finalité de tout ce qui a été construit au fils des mois avec les futur.e.s marié.e.s.

Tu dois être en mesure de communiquer à l’ensemble des prestataires les infos les plus précises possibles (en dehors du fait que le jour J tu es toujours la/le chef.fe d’orchestre de tout ce joli monde).


A mon sens 70% de la coordination du jour J se passe en amont du jour du mariage :

  • lister, centraliser, récupérer et classer les informations clés

  • constituer des planning clairs et précis

  • briefer les équipes en amont (et le jour J of course).


Alors, de quoi as-tu besoin et comment communiquer au mieux toutes les infos clé ?



1 - LISTER DE MANIÉRE PRÉCISE LES INFOS NÉCESSAIRES


J’ai évidemment une checklist détaillée de tous ces éléments, que j’envoie aux futur.e.s marié.e.s pour préparer la coordination. Ça leur permet de visualiser aussi les questions qu’ils doivent se poser en amont. J'envoie cette checklist à M-3 au plus tard sachant que beaucoup de sujets ont déjà été abordés et avancés pendant les préparatifs.

Dans cette liste on retrouve notamment : les effectifs détaillés, les régimes alimentaires, la liste des alcools et les protocoles de services, le plan de tables, la liste des enfants, le choix des musiques clés pour la soirée… et j’en passe !


Si jamais tu as des doutes quant aux infos nécessaires, je te conseille de prendre la liste de tous tes prestataires et de te demander pour chacun d’eux ce qui va être indispensable pour que leur boulot se passe le mieux possible.

Projette-toi, anticipe, et si besoin refais un point avec chacun pour être sûre de ne rien oublier.


2 - AVOIR LE BON OUTIL POUR CENTRALISER LES INFOS


Ensuite il te faut choisir le bon outil, la bonne méthode pour centraliser toutes les infos indispensables auprès de tes clients et ne rien oublier.

N'oublies pas que tu devras jongler entre plusieurs dossiers, plusieurs événements, et c'est là que tu peux te retrouver submerger et sentir la limite de tes process si tu as mal choisi ton outil au départ.


Pour ma part j’utilise exclusivement Weddingplan et je demande à mes clients de remplir toutes les fonctionnalités liées à la checklist. Evidemment je les accompagne dans cette étape en cas de doute ou difficultés et je vise tous les éléments fournis pour être sure que tout soit clair et juste.


Quand on débute on hésite souvent à investir dans des outils / logiciels et pourtant c’est un confort absolu qui va te faire gagner un temps fou, t’évitera de perdre des infos au passage et surtout va simplifier considérablement ta manière de travailler.

Ce serait impensable pour moi aujourd’hui de bosser sans Weddingplan, mais tu peux choisir d’utiliser un autre outil : Trello, un fichier Excel partagé sous Google drive etc etc…


Le principal c’est que ce soit facile d’utilisation pour toi, pour tes clients, et suffisamment précis et fiable !


3 - CLASSER LES DONNÉES


Une fois que les infos sont données : on récapitule, on classe, on se projette sur le déroulé logistique de la journée. Là on fait place à la logique, au bon sens.


Il y a un ciel lumineux à installer dans la salle ? On va éviter de faire venir ce prestataire après que le traiteur ai mis en place les tables et la vaisselle non ?


Le Dj te dit qu’il viendra s’installer à 16h30, mais la cérémonie laïque (sans lui) est à 16h00, et il doit passer à proximité en voiture et décharger à vue son matériel dans la salle ? Not possible !! On le fait venir avant ou après la cérémonie ! Et ce ne sont que deux exemples parmi plus d’une centaine !



4 - ÉDITER LES PLANNINGS


Prépare d'abord la version complète et ultra détaillé du planning, ce sera TON document repère, ta trame pour le jour J. Tu y mets TOUTES les infos et les moindres détails du déroulé de la journée et sur cette base tu prépares ensuite un planning détaillé par prestataire avec l’ensemble des infos qui le concernent directement ou qui peuvent avoir un impact sur son organisation.


Exemple : pour les fleuristes c’est important de savoir à quelle heure seront installées les tables, les nappes, pour qu’on adapte leur passage et la mise en place des centres de tables. Et la liste des exemples est longue !


J’envoie ensuite, pour ma part, les plannings détaillés à J-15, et je fais un brief téléphonique avec chaque prestataire à réception des documents pour être sure qu’on est tout bon, et évidemment le jour J on rebrief sur site !


 

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Après 8 ans à organiser des mariages dans le Sud-Ouest de la France, Happiness Factory Business est né d'une envie de partager avec vous ma passion pour le métier de Wedding Planner et pour l'entrepreneuriat !

Je partage ici des sources d'inspirations, des conseils, des outils, qui peuvent vous aider dans votre quotidien !